Digitalisierung im Verein

1. Welchen Mehrwert bietet die Digitalisierung?

Die Digitalisierung soll einen sichtbaren Mehrwert für den Verein und seine Zielgruppe liefern. Diese sollte von Anfang an mit in den Prozess eingebunden werden, damit sie den Mehrwert erkennt und die digitalen Angebote nutzt.

In der Corona Pandemie haben viele Vereinsmitglieder die Vorteile der digitalen Angebote kennengelernt, da sie trotz räumlicher Trennung aktiv bleiben konnten. Jedoch ist das Voranschreiten der Digitalisierung auch unabhängig von der Corona Pandemie obligatorisch: Die Vereine und Verbände, die die digitalen Möglichkeiten konsequent nutzen, profitieren durch eine bessere Sichtbarkeit in der Öffentlichkeit. Die Digitalisierung bringt somit in vielen verschiedenen Bereichen einen Mehrwert für Ihren Verein mit sich.

a) Eine Arbeitserleichterung für alle Mitarbeiter

Die Digitalisierung im Ehrenamt hat für die verantwortlichen Abteilungsleiter, Trainer und Verwaltungskräfte eine große Arbeitserleichterung zur Folge. So lassen sich analoge Prozesse durch den Einsatz digitaler Werkzeuge vereinfachen sowie automatisieren. Durch die Digitalisierung können sämtliche Strukturen mithilfe von Software übersichtlich und für alle Personen jederzeit zugänglich dargestellt werden.

Zudem wird ein gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ermöglicht, was so einige Probleme frühzeitig vermeidet. Durch die Optimierung sämtlicher Dienstleistungen des Vereins kann die Arbeitszeit effektiver genutzt werden. Selbst Kerndienstleistungen können digital angeboten werden. Dies geht von der internen Verwaltung bis in den aktiven Bereich des Vereinsangebotes.

b) Dokumente gehen nicht verloren und lassen sich leicht sichern

Dokumente stehen online bereit und lassen sich bequem untereinander austauschen. Somit sind die Dateien gegen Verlust gesichert und es wird die Grundlage für eine reibungslose Abwicklung der Vereinsaufgaben geschaffen. Auch die Kommunikation im Verein profitiert durch eine gut umgesetzte Digitalisierung: Vereinssitzungen sind nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden, da Tools wie Zoom oder Skype den Online-Austausch von Informationen ermöglichen.

c) Die Zusammenarbeit der Abteilungen lässt sich einfacher gestalten

Die Digitalisierung erstreckt sich vorwiegend auf folgende Bereiche:

• Interne Verwaltung sowie Mitgliederverwaltung und Beitragswesen
• Verkauf von Tickets
• Online-Buchung von Trainingszeiten und Kursen
• Marketingmaßnahmen, Öffentlichkeitsarbeit
• Trainingsangebote sowie eine Berichterstattung über Online-Plattformen, wie YouTube

Wenn die Digitalisierung in den genannten Bereichen umgesetzt wird, vereinfacht sich die Zusammenarbeit im Verein erheblich. Die Digitalisierung der Buchhaltung, Cloud-Computing oder der Einsatz von Vereinssoftware sind erste Schritte auf dem Weg dorthin. Um diese Herausforderungen zu meistern, sollte der Verein oder Verband den Istzustand überprüfen und hinterfragen.

Hierbei sollten Sie sich fragen, wie sich der Verwaltungsprozess digital gestalten lässt, damit es zu einer echten Verbesserung kommt. Die unausweichlich gewordene digitale Weiterentwicklung erfordert eine Aneignung von digitalen Kompetenzen. Somit muss ergänzend ein umfangreiches Aus- und Weiterbildungsangebot für alle Verantwortlichen etabliert werden.

d) Ein Pluspunkt für das Marketing

Die Digitalisierung eröffnet Ihnen neue Türen zur Vermarktung Ihres Vereines. So können Sie im Handumdrehen Einblicke aus Ihrem Vereinsalltag teilen und sich unmittelbar mit den Mitgliedern vernetzten. Ob Postings auf Instagram, Videos auf Youtube oder Anzeigen bei Google – die Marketing-Möglichkeiten sind grenzenlos!

Mit kleinen Mitteln lassen sich bereits große Erfolge, in Form einer gesteigerten Reichweite, feiern. Ihre Reichweite beschränkt sich von nun an nicht nur auf Ihren Ort oder Ihre Stadt, sondern kann global und ortsunabhängig ausgedehnt werden. Werden diese Chancen der Digitalisierung richtig genutzt, ist Ihnen die Expansion sicher.

2. Wie sollte die Digitalisierung umgesetzt werden?

Viele Vereine stehen vor der Frage, wo und wie sie beginnen sollen. Um Erfolg zu haben und Prozesse langfristig effizient zu gestalten, benötigt jeder Verein eine umfassende Digitalisierungsstrategie. Hierfür gibt es verschiedene Phasen, mit welchen sich der Vereinsvorstand und die Mitgliederversammlung gemeinsam ihrem Ziel annähern können.

Phase 1 - Ängste und Widerstände überwinden

Damit niemand beim Digitalisierungsprozess zurückbleibt, sollten Sie ihren Fokus auf eine strukturierte, umfassende sowie differenzierte Aus- und Weiterbildung legen. Somit vermeiden Sie, dass Personen, die keinen Bezug zur digitalen Welt haben, Neuerungen kategorisch ablehnen. Menschen, die nicht mit digitalen Technologien aufgewachsen sind, zeigen sich häufig ängstlich gegenüber technischen Veränderungen.

Sie sollten sich bewusst sein, dass sich diese Personen die Benutzung der digitalen Technologien erst im Erwachsenenalter aneignen mussten bzw. müssen. Daher sollten Sie in einen offenen Austausch gehen, um potenziell vorhandene Ängste und Sorgen zu thematisieren und den Mehrwert der Technologien umfassend erläutern. Zudem können Sie gemeinsam realistische Ziele für die Digitalisierungsstrategie definieren, um alle in den Prozess zu inkludieren und ein Verantwortungsgefühl auszulösen.

Phase 2 - Bildung digitaler Arbeitsgruppen und Planung vorbereiten

Bilden Sie digitale Arbeitsgruppen, in denen Sie eine gemeinsame Strategie erarbeiten. Hierbei sollten sich die Vereinsmitglieder bis hin zum Vorstand für digitale Lösungen begeistern. Dies gelingt am besten, wenn möglichst viele Mitglieder aus den unterschiedlichsten Abteilungen eingebunden werden. Die Abteilungsvorsitzenden, Trainer und Mitgliedervertreter sind wertvolle Multiplikatoren, um die neuen Angebote in die Breite zu tragen.

Folgende Phasen sollten hierbei durchlaufen werden:

• Vorbereitungs- und Planungsphase
• Analysephase
• Aktionsphase
• Bewertungsphase

Phase 3 - Vorbereitungs- und Planungsphase

In der Vorbereitungs- und Planungsphase sollte ein gut strukturierter Plan ausgearbeitet werden. Auf die Aufzeichnungen dieser Planung sollte im Verlauf der Realisierung immer wieder zurückgegriffen werden, um den roten Faden des Digitalisierungsprozesses nicht zu verlieren. Zunächst sollten sich die Vereinsmitglieder diskutieren, was genau Digitalisierung für den Verein überhaupt bedeuten soll. Daraufhin kann ein Projektteam gebildet und Zuständigkeiten verteilt werden.

Das Projektteam ist für die Verwaltung der Ressourcen zuständig und erstellt einen Plan. Dieser Plan sollte bzw. muss stetig angepasst werden, da viele verschiedene Faktoren den Prozess beeinflussen werden. Um Entscheidungen zu treffen, die sich im Prozess ergeben, sollte ein Tag pro Woche oder pro Monat (je nach Bedarf) festgelegt werden, an dem sich das Digitalisierungs-Team trifft und in einem Meeting über weitere Schritte entscheidet.

Phase 4 - Analysephase

Damit die Digitalisierungsstrategie ein Erfolg wird, muss sich der Verein über seine Stärken & Schwächen, sowie über mögliche Chancen & Risiken von außerhalb bewusst werden. Eine universelle Strategie gibt es nämlich nicht. Jeder Verein muss den besten Weg für sich selbst finden und nur durch eine detaillierte Analyse des Vereins und seines Umfelds können passende Lösungen gefunden werden. Deswegen ist es umso wichtiger, für die Analysephase genügend Zeit einzuplanen.

Workshops können dabei helfen, Lösungen zu generieren. Zur Analyse sollten Sie die Werte Ihres Vereins und die Sichtweisen Ihrer Mitglieder beachten. Zudem sollten Sie einen Blick auf soziokulturelle, technologische, politische, regionale, juristische, wirtschaftliche und ökologische Entwicklungen im Umfeld werfen, um Sponsoren zu identifizieren. Es sollte auch analysiert werden, welche Bedürfnisse und Erwartungen die (potenziellen) Mitglieder des Vereins haben. Die Entwicklung eines Digitalisierungs-Tools, das niemand haben möchte, ist verschwendete Energie.

Der Verein sollte ebenfalls schauen, welche Tools andere Vereine bereits verwenden und welche gut bei den Nutzern ankommen. Dann kann entschieden werden, was davon umgesetzt wird und was nicht. Nachdem alle Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken erfasst wurden, sollte der Verein im besten Fall eine Grafik erstellen, in welcher alle Erkenntnisse festgehalten werden können. Auf diese Weise wird immer ein Überblick vorhanden sein, auf den zurückgegriffen werden kann.

Phase 5 - Aktionsphase

In dieser Phase werden alle vorherigen Überlegungen & Planungsschritte in die Tat umgesetzt. Trotz der Vorarbeit gibt es hierbei noch vieles zu überdenken. Ideen werden nun richtig entwickelt und Maßnahmen werden getestet. Außerdem wird geprüft, wie die Digitalisierungsstrategie mit anderen Zielen vereinbar ist. Es gilt, zwischen kurz-, mittel-, und langfristigen Zielen zu unterscheiden. Dabei sollte immer im Auge behalten werden, wie sinnvoll das Erreichen eines Ziels für den Verein ist.

Generell ist es empfehlenswert, diejenigen Ziele als erstes umzusetzen, die den Verein in der Digitalisierung am meisten voranbringen. Dennoch sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass auch kleine Maßnahmen, die schnell zu erledigen sind und im ersten Moment nicht den größten Erfolg versprechen, zum großen Ganzen beitragen können. Um Maßnahmen aus den Zielen abzuleiten, eignen sich bspw. Workshops mit den Vereinsmitgliedern. Hierbei sollten zunächst alle Ideen frei geäußert werden, um dann in einem nächsten Schritt zu schauen, was umsetzbar ist.

Nachdem Sie die Maßnahmen festgelegt haben, sollten diese weiterentwickelt werden. Hierbei sollte geschaut werden, welche Aspekte an der Maßnahme ausgebaut werden können und welche eher weniger wichtig für das Erreichen des Ziels sind. Beachten Sie stets: Keine Maßnahme funktioniert direkt reibungslos. Es können Hindernisse auftauchen, mit denen sich das Projektteam beschäftigen sollte.

Phase 6 - Bewertungsphase

Nachdem einige Ziele erreicht worden, sollte das Projektteam den bisherigen Prozess beurteilen, um zukünftig noch effizienter zu arbeiten. Dies gelingt am besten, wenn die umgesetzten Maßnahmen nach einem Schema mit messbaren Indikatoren analysiert werden. Dazu eignet sich beispielsweise die SMART-Methode, an der sich ablesen lässt, ob die Maßnahmen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert waren.

Anschließend sollte sich das Projektteam fragen, was es bis zu diesem Punkt gelernt hat, und was davon in den weiteren Prozess mitgenommen werden kann. Es sollten Fehler analysiert werden, um es beim nächsten Mal anders anzugehen, sowie an positive Entwicklungen angeknüpft werden.

3. Was sollte eine Vereinssoftware können?

Es stellt sich nun die Frage, was eine Vereinssoftware können muss, um die vielfältigen Erwartungen und Aufgaben zu erfüllen. Hier sollten Sie sich vorab beraten lassen, ob es vorteilhaft ist, mehrere Einzellösungen oder eine abteilungsübergreifende Software zu nutzen. Soll die komplette Mitgliederverwaltung, die Buchhaltung und ein Buchungssystem vorhanden sein? Dies lässt sich nur im Einzelfall klären.

Für größere Vereine ist eine netzwerkbasierte Lösung von Vorteil, um ortsunabhängig zu arbeiten. Mit größeren Softwarelösungen lassen sich zusätzlich Serienbriefe, Newsletter, E-Mails und weitere Dokumente verwalten. Schnittstellen zum Online-Banking, der Finanzverwaltung sowie zu weiteren Content Management Systemen macht die Vereinsverwaltung komplett.

Ein CRM System, wie die Vereinssoftware Campai erlaubt es, Mitgliederdaten anzulegen, Stammdaten zu pflegen, sowie das Beitragswesen zu pflegen. Eine umfangreiche Schulung der Mitarbeiter gehört bei jeder Softwarelösung dazu. Bei der Fülle an Möglichkeiten sollte der Verein jedoch nicht den Überblick verlieren und sich auf die für den Verein wichtigen Tools beschränken. Von Vorteil ist es, wenn ein zentrales System entwickelt wird, in welchem alle Anwendungen nebeneinander koexistieren können und die Mitglieder sich nicht bei vielen verschiedenen Apps und Portalen anmelden müssen.

Folgende digitale Tools können beispielsweise sinnvoll sein:

Vereinfachung von Verwaltungsprozessen

Mitgliederverwaltungsprogramme, Spendenverwaltungsprogramme, Tools zur Pflege von Rechnungen, Buchhaltungsprogramme oder Software für die Steuererklärung erleichtern die Übersicht über sämtliche Daten.

Social-Media

Ansprache potenzieller Mitglieder, sowie moderne öffentliche Kommunikation sind durch soziale Medien möglich. Es ist sinnvoll, Online- und Offline Medien miteinander zu verbinden, um den größten Mehrwert daraus zu ziehen.

Video-Tools

Mithilfe von Video-Konferenz-Tools sind auch in Krisenzeiten digitale Treffen und online Mitgliederversammlungen möglich.

Newsletter & Postdigitalisierung

Per E-Mail bekommen Vereinsmitglieder immer die aktuellsten Informationen zugesandt. Durch die Postdigitalisierung erhalten Sie Dokumente & Akten in digitaler Form und erleichtern somit die Verwaltung.

Apps

Spezifisch für Vereine & Verbände entwickelte VereinsApps zur Organisation und Planung mit integrierten Buchungssystemen, um z.B. Time-Slots für Trainingszeiten zu buchen, sind eine große Bereicherung. Außerdem ist es sinnvoll, einen Chat für interne Absprachen einzurichten.

4. Rechtliches beachten

Wenn es um personenbezogene Daten der Mitglieder oder weiterer Betroffener geht, ist stets die DSGVO einzuhalten und der Datenschutz im Verein zu gewährleisten! Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verein muss eine Vielzahl an Maßnahmen beachtet werden. In der Regel benötigt ein Verein oder Verband einen Datenschutzbeauftragten, der sich um diese Aspekte kümmert und die Einhaltung überwacht. Sollten Sie sich diesbezüglich unsicher sein, unterstützen wir Sie bei der Überprüfung einer DSGVO-konformen Kommunikation und beraten Sie zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten!

Hinzufügend muss die Satzung des Vereins für Digitalisierungsprozesse geeignet sein. Ist in der Satzung verankert, dass es für wichtige Entscheidungen nur Abstimmungen in Präsenz geben darf, können Probleme aufkommen (wie an der Corona-Pandemie deutlich geworden ist). Elektronische Kommunikation kann gegen das Recht verstoßen, wenn diese in der Satzung nicht eindeutig vorgesehen ist. Deswegen sollte die Möglichkeit auf digitale Kommunikations- und Verwaltungswege in der Satzung verankert sein. Ggf. ist ein Beschluss durch die Mitgliederversammlung nötig, um einen entsprechenden Passus einzurichten. Der Vereinsvorstand kann einen entsprechenden Vorschlag machen. Auch hier unterstützen wir Sie hinsichtlich einer rechtlichen Beratung hinsichtlich der Digitalisierung im Verein.

5. Wie lässt sich die Digitalisierung finanzieren?

Bei der Umsetzung darf die Finanzierungsfrage nicht unbeachtet bleiben. Schließlich kann der Verein nicht alles durch die laufenden Mitgliedsbeiträge abdecken, sodass Sie an der Beschaffung von zusätzlichen Mitteln nicht vorbeikommen.

a) Fördermittel

Hierbei sollten Sie sich erkundigen, ob Sie für Ihr Vorhaben Fördermittel beantragen können und welche Programme für Ihren Verein in Frage kommen können. So sind Sie als gemeinnütziger Verein berechtigt, Fördergelder zu beantragen. Diese können entweder projektbezogen oder dauerhaft ausgeschüttet werden. Sehen Sie sich am besten nach Geldgebern in Ihrer näheren Umgebung um - Ihre örtliche Stadt- oder Gemeindeverwaltung ist der erste Ansprechpartner, wenn es um Fördergelder geht. Hinzufügend können Sie sich über die Förderdatenbanken informieren, welche Fördermittel für Ihren Verein bezogen werden können.

b) Spenden, Sponsoring oder Crowdfunding

Zusätzlich können Einnahmen durch Spenden, Sponsoring oder Crowdfunding generiert werden. Ein Angebot für Vereine in Niedersachsen bietet der „Digitalbonus.Vereine.Niedersachsen“. Doch Achtung: Sie dürfen als Verein nicht alles annehmen. Fragen Sie daher immer nach den Vereinsförderungsrichtlinien, die sich bei jeder Stadtverwaltung einsehen lassen.

c) Einsparungen in Erwägung ziehen

Weitergehend sollte bei jeder Maßnahme auf die Kosten geschaut werden und sich gefragt werden, ob sich eine Investition für die Zukunft lohnt. Für manche Maßnahmen wird zunächst etwas mehr Geld benötigt, langfristig sorgen sie jedoch für große Einsparungen. Das Projektteam sollte Grenzen abstecken, wie viel Geld investiert werden kann und soll. Idealerweise gibt es eine Person im Verein oder im Umfeld des Vereins, die sich mit digitalen Technologien sehr gut auskennt und weiterhelfen kann.