Veranstaltungen im Verein

Veranstaltungen - egal ob intern oder extern - spielen im Vereinsleben eine essenzielle Rolle. Sie haben für Mitglieder, Sponsoren und Interessierte einen motivierenden und verbindenden Effekt. Ist die Veranstaltung für die Öffentlichkeit ausgerichtet, stärkt sie das Image des Vereins und kann zudem Einnahmen in die Vereinskasse bringen.

Sie erfahren, welche behördlichen Auflagen es bei der Planung einer Vereinsveranstaltung zu beachten gilt, auf welche Versicherungen Sie unbedingt achten sollten und wie die Planung Ihres Events ein voller Erfolg wird.

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Inhaltsverzeichnis

1. Behördliche Auflagen bei der Veranstaltungsplanung

Als Organisator einer öffentlichen Vereinsveranstaltung sollten Sie sich mit den typischen behördlichen Auflagen auskennen. Generell ist es hilfreich, sich vor Beginn der Planung mit dem örtlichen Bürgermeisteramt bzw. Ordnungsamt in Verbindung zu setzen, um die Rahmenbedingungen der Veranstaltung zu klären.

Folgende Punkte gilt es im Allgemeinen zu beachten:

Genehmigung
Findet die Veranstaltung auf öffentlichem Grund statt, ist eine Genehmigung vom Ordnungsamt notwendig.
GEMA
Wenn auf der Veranstaltung Musik gespielt wird, sollten Sie dies bei der GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) anmelden.
Verkehrssicherheit
Bei Bedarf muss die Nutzung des öffentlichen Verkehrsraums (hierzu zählen u.a. Bürgersteige) beim zuständigen Ordnungsamt beantragt werden.
Gaststättengesetz
Sollten Lebensmittel oder Getränke ausgeschenkt werden, unterliegt die Veranstaltung automatisch dem Gaststättengesetz. Dies sollte im Zuge der Planung direkt angemeldet werden, mindestens aber 14 Tage vor dem Termin der Veranstaltung.

2. Versicherungen

Damit die Veranstaltung ein voller Erfolg wird, hat ein umfassender Versicherungsschutz höchste Priorität. Für umfangreichen Versicherungsschutz haben wir von VereinsGuide24 einen zuverlässigen Partner an der Seite: BERNHARD Assekuranzmakler GmbH

a) Vereinshaftpflichtversicherung

Die Vereinshaftpflicht ist die wichtigste Versicherung für Vereine. Sie deckt Personen- sowie Sachschäden an Dritten, die während der Vereinstätigkeit auftreten können. Versichert sind alle Personen, während ihrer Tätigkeit für die versicherte Organisation.

In der Haftpflichtversicherung für Vereine der Bernhard Assekuranz gelten folgende Punkte als versichert:

Prüfung der Haftung
Abwehr unberechtigter Ansprüche
Übernahme berechtigter Ansprüche
Satzungsgemäße Veranstaltungen bis 1.000 Besucher
Gelegentliche Gastronomie
Schlüsselverlust

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b) Veranstalterhaftpflichtversicherung

Als Veranstalter haften Sie grundsätzlich für alle Sach- und Personenschäden gegenüber Dritten, die während Ihrer Veranstaltung entstehen und für die Sie ein Verschulden trifft. Die Veranstalterhaftpflichtversicherung übernimmt den Versicherungsschutz für Sach- und Personenschäden während des vereinbarten Zeitraums. Dies betrifft den Zeitraum vor, während und nach dem Event, inklusive des Auf- und Abbaus.

Sie ist für alle Organisatoren von Events zu empfehlen, um sich gegen berechtigte und unberechtigte Ansprüche abzusichern. Die Höhe der Versicherungsprämie ist von der Teilnehmeranzahl der Veranstaltung und von Risiken wie Gastronomie oder Tiere abhängig. Sie sichert alle haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter sowie die Veranstaltungsteilnehmer ab.

Die Haftpflichtversicherung für Veranstalter ist für jegliche Vereinsveranstaltung sinnvoll. Hierzu zählen insbesondere:

Sportfest und Wettbewerbe
Festliche Veranstaltungen
Zeltlager
Festivals, Konzerte
Osterfeuer
Karnevals- und Faschingsumzüge

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3. Planung

Sind die behördlichen Auflagen und der Versicherungsschutz geklärt, können Sie Ihrer Veranstaltung starten zu planen. Auch hier gibt es konkrete Punkte, die Sie beachten sollten, damit das Event ein Erfolg für Verein, Mitglieder, Sponsoren und sonstige Teilnehmer wird.

a) Ziele der Veranstaltung

Eine Vereinsveranstaltung ohne konkretes Ziel ist den Planungsaufwand meist nicht wert. Stellen Sie sich deshalb von Beginn an die Frage, welches Ziel Sie mit der Veranstaltung verfolgen. Mit einer Veranstaltung im Verein können verschiedene Ziele verfolgt werden.

Hier finden Sie einige Beispiele für Ziele und Motivationen einer Vereinsveranstaltung:

i. Aufrechterhaltung örtlicher Traditionen

Kirchweihfest, Maibaum-Aufstellen

ii. Tag der offenen Tür

Bekanntmachung der Räumlichkeiten des Vereins für Interessierte
Imagestärkung
Gewinnung neuer Sponsoren

iii. Unterstreichen des gemeinnützigen Zwecks

Sommerfest für Kinder
Weihnachtsmarkt mit Bastelecken

iv. Kulturelle Bereicherung

Konzerte
Tanzabende

b) Kostenplanung

Ist das Ziel der Veranstaltung definiert, kann die konkrete Planung beginnen. Zur Veranstaltung von Events werden finanzielle Mittel benötigt. Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema Kostenplanung finden Sie hier:

Darf eine Vereinsveranstaltung Geld einbringen?

Werden auf einer Veranstaltung Speisen und Getränke verkauft, ist es keine Seltenheit, dass der Kassenwart am Ende des Events ein Plus in der Vereinskasse verzeichnen kann. Grundsätzlich stellt das kein Problem dar, denn Planung und Durchführung einer Veranstaltung sind immer mit Aufwand und Kosten verbunden, die „gedeckt“ werden dürfen.

Dennoch ist Vorsicht geboten. Wenn der Verein (regelmäßig) hohe Gewinne durch Veranstaltungen etc. erzielt, kann das Finanzamt unter Umständen Misstrauen äußern. Verfolgt ein Verein wirtschaftliche Ziele, ist sein Status der Gemeinnützigkeit gefährdet.

Wie wird die Höhe des Budgets festgelegt?

Für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen sind personelle und finanzielle Ressourcen notwendig. Wie viel Geld benötigt wird, ist abhängig von der Art der Veranstaltung. Interne Events für Mitglieder sind in Planung und Durchführung meist kostengünstiger als die Planung externer Events für die breite Öffentlichkeit.

Je mehr Events Sie planen, desto sicherer werden Sie im Festlegen eines realistischen Veranstaltungsbudgets.

c) Ausführliche Checkliste zur Planung

Die Planung eines erfolgreichen Events ist spannend, vielseitig und kann sehr arbeitsintensiv werden. Sie kann auch schnell zum Belastungstest werden durch Fehlplanung, unvorhergesehene Ereignisse oder zu wenig unterstützendes Personal. Bis auf wenige Ausnahmen sind die meisten Faktoren kalkulierbar. Damit Sie Ihre Energie in die kreative Gestaltung Ihrer Veranstaltung legen können und das Event ein voller Erfolg wird, haben wir eine ausführliche Checkliste für die Planung erstellt. Diese beinhaltet To Do’s vor dem Event, während des Events und nach dem Event.

Download Checkliste: Planung einer Vereinsveranstaltung

4. Die Veranstaltung bewerben

Der Erfolg eines Events ist immer davon abhängig, ob genug Teilnehmer zur Veranstaltung erscheinen. Dies betrifft sowohl interne Vereinsfeste als auch Events für die Öffentlichkeit. Damit sich die lange Planung auszahlt, gilt es, die Veranstaltung richtig zu bewerben. Dafür stehen vielseitige Möglichkeiten zur Verfügung:

a) Social Media

Die sozialen Netzwerke, auf denen der Verein aktiv sind, sollten unbedingt auch dazu verwendet werden, bevorstehende Events anzukündigen. Über Facebook haben Sie sogar die Möglichkeit, ein Event anzukündigen und die Nutzer zu fragen, ob die teilnehmen werden oder zumindest Interesse haben. So haben Sie direkt einen groben Überblick über die zu erwartende Teilnehmeranzahl.

b) Vereins-Homepage

Die eigene Webseite ist ebenfalls ein geeigneter Platz, Ihre geplante Veranstaltung zu platzieren. Am besten eignet sich dafür ein „News“ oder ein „Bevorstehendes“- Bereich direkt auf der Startseite. Der Vorteil daran, das Event auf der Webseite zu bewerben ist, dass Sie völlige Gestaltungsfreiheit haben. Sie können die Werbebotschaft an die Gestaltungsrichtlinien Ihres restlichen Außenauftritts anpassen. Dafür können Sie u.a. Bilder und Videos von vorherigen Veranstaltungen nutzen, einen Ablaufplan für das bevorstehende Event, eine Anfahrtsskizze uvm.

c) Öffentlichkeitsarbeit

Sie können die Veranstaltung auch in den lokalen Medien bewerben. Dazu ist das lokale Zeitungsblatt geeignet, aber auch der lokale Radiosender.

d) Bezahlte Werbung

Sollte Ihnen das notwendige Budget für umfassendes Veranstaltungs-Marketing zur Verfügung stehen, können Sie auch bezahlte Werbung schalten. Die Möglichkeiten dafür sind vielfältig. Ob Social Media, Anzeigen im Radio und in der Zeitung oder die Gestaltung und das Drucken von Flyern und Plakaten – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

5. Fazit

Vereinsveranstaltungen sind und bleiben eine der besten Möglichkeiten, um das Image des Vereins zu stärken und neue Mitglieder und Sponsoren für den Verein zu gewinnen. Die Arten der möglichen Events sind sie individuell und vielfältig, wie die Teilnehmer selbst. Damit die Veranstaltung erfolgreich verläuft, sind behördliche Auflagen, die richtige Absicherung und die umfangreiche Planung und anschließende Bewerbung des Events wichtige Punkte, mit denen sich jeder Veranstalter auseinandersetzen sollte.

Zur erfolgreichen Planung können Sie sich unsere Checkliste zur Planung von Veranstaltungen im Verein downloaden

Download Checkliste: Planung einer Vereinsveranstaltung