Auch Vereine unterliegen der Buchführungspflicht. Nicht nur die Mitglieder wollen an der Mitgliederversammlung darüber informiert werden, wie es um die finanziellen Mittel des Vereins steht, auch der Staat will über die Ein- & Ausgaben im Verein informiert werden.
Ab wann der Verein zur Buchführung verpflichtet ist, auf was dabei geachtet werden muss und wie die externe Rechnungslegung funktioniert, erfahren Sie in diesem Überblick!
Der Staat prüft anhand der Buchhaltung des Vereins, ob Steuer- und Abgabepflichten bestehen. Die Vereinsbuchführung liegt in der Verantwortung des Vorstandes. Dieser hat dafür Sorge zu tragen, dass diese ordnungsgemäß durchgeführt wird. Die Verpflichtung zur Auskunft über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins gegenüber den Mitgliedern in der Mitgliederversammlung ist zum einen im BGB verankert, zum anderen ist sie Bestandteil der meisten Vereinssatzungen.
Für einen detaillierten Bericht der Vereinsbuchführung empfiehlt sich je nach Größe, Belegvolumen und bewegten Geldern eine Kostenaufstellung in Form einer Einnahmenüberschussrechnung oder einer Bilanz. Da die Mitgliederversammlung oder das Finanzamt jedoch auch Belege anfordern können, macht es Sinn, diese sorgfältig aufzubewahren.
Ein Überblick zu sämtlichen Vorschriften zur Rechenschafts- und Buchführungspflicht von Vereinen lassen sich in §259 und §666 BGB nachlesen.
Sobald ein Verein eingetragen ist, nimmt dieser als juristische Person am wirtschaftlichen Verkehr teil. Das bedeutet, dass er auch ohne Gewinnerzielungsabsicht zur Buchführung verpflichtet ist - bspw. um seine Mitgliesbeiträge zu verwalten.
Laut § 63 Abs. 3 AO muss jede Körperschaft durch das ordnungsmäßige Aufzeichnen aller Einnahmen und Ausgaben nachweisen, dass ihre Geschäftsführung darauf ausgerichtet ist, ihre Satzungszwecke zu erfüllen. Die Vereinsbuchführung dient daher der Kontrolle über einen satzungsgemäßen Geschäftsbetrieb.
Jede Verbuchung sowie dessen Fundstelle sollte in einem Hauptbuch vermerkt werden. So schafft man einen optimalen Überblick über alle Belege. Darüber hinaus gehört zu jeder ordentlichen Vereinsbuchführung auch eine Bestandsaufnahme bzw. eine Inventur, die jährlich stattfinden sollte. Sämtliche Ein- und Ausgaben sind täglich festzuhalten.
Die wichtigsten Grundsätze der Buchhaltung sind laut § 146 Abs. 3 AO:
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist in § 147 AO geregelt. Die sog. Aufbewahrungspflicht von Unterlagen ist zeitlich befristet.
Folgende Unterlagen sorgfältig aufzubewahren sind:
Die Aufbewahrungsfrist dieser Unterlagen beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem:
Vereinsmitglieder, Spender und Adressaten der Rechnungslegung wollen über die Aufbringung und Verwendung der finanziellen Mittel in Kenntnis gesetzt werden. Die Einnahmen-/ Ausgabenrechnung dient als Rechnungslegungsinstrument. Ist ein größeres Vermögen vorhanden, muss man außerdem die Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnungen aufführen.
Auch bei der Jahresrechnung (Ein-/ Ausgabenrechnung) muss darauf geachtet werden, die unter Anwendung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu erstellen. Die Jahresrechnung soll Vergleiche mit Zahlen anderer Vereine ermöglichen.
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