Um den täglichen Herausforderungen des Vereinslebens begegnen zu können, gibt es verschiedene Software-Lösungen, die in der Mitgliederverwaltung und Vereinsverwaltung helfen und somit Arbeitszeit einsparen.
Wir haben für Sie recherchiert und die wichtigsten Features herausgearbeitet, welche eine Vereinsverwaltungssoftware enthalten sollte.
Die Vereinsarbeit birgt oft unerwartete Herausforderungen. Der Hauptsponsor springt ab, die Mitgliederzahlen gehen unerwartet zurück oder ein Wasserschaden in den Vereinsräumen beeinträchtigt die Ausführung des Hobbys. Als Vereinsorgan sind sie für einen reibungslosen Ablauf verantwortlich und müssen schnell reagieren.
Damit die täglichen ToDo´s nicht vernachlässigt werden, ist es umso wichtiger Strukturen zu schaffen, damit das Lieblings-Hobby nicht zum Stressfaktor wird. Hier gibt es verschiedene Programme die in der Mitgliederverwaltung und Vereinsverwaltung helfen und somit Arbeitszeit einsparen.
Wir haben für Sie recherchiert und die wichtigsten Punkte herausgearbeitet, welche eine Vereinsverwaltungssoftware enthalten sollte.
Um den Überblick zu behalten ist es wichtig, die Stammdaten der Mitglieder anzulegen und auch zu pflegen. Hierfür sollten alle relevanten Informationen wie: Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, Kontodaten, Eintrittsdatum sowie E-Mail erfasst werden.
Bestehende Mitgliederdaten sollten per CSV-Datei importiert werden können, genauso hilfreich sind entsprechende Zugriffsrechte, um zu entscheiden wer genau die Vereinsdatenbank abrufen bzw. bearbeiten kann. Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu erwähnen, dass die Daten auf einem sicheren Server hinterlegt sein müssen.
Durch den Zugriff auf die Mitgliederdaten, wissen Sie beispielsweise genau wann die Beitragsrechnungen fällig sind und können diese mit der geeigneten Vereinssoftware mit nur einem Klick verschicken. Genauso wichtig ist es allerdings auch eingehende Rechnungen im System einzupflegen, dies sollte vom Kassenwart geführt werden, damit er den Überblick behält.
Vorteilhaft ist eine integrierte Vereinsbuchhaltung die automatisch aus den Rechnungen oder Zahlungseingängen eine Buchung erstellt und diese zuordnet, somit müssen Sie sich um den Jahresabschluss keine Sorgen mehr machen!
Es gibt einige Dokumente die im Vereinswesen wichtig sind, egal ob es der Mietvertrag des Vereinsheims, die Vereinssatzung, die Versicherungsverträge, die Rechnung zur Neuanschaffung von Vereinsequipment oder aber auch Fotos von Vereinsaktivitäten. Eine Vereinssoftware sollte Platz zum Abspeichern für wichtige Dokumente liefern und für alle Führungsmitglieder zugänglich sein.
Hintergrund: Ein Vorstandsmitglied verstreitet sich mit dem Rest des Vorstandes und tritt zurück. Der zurückgetretene Vorstand hat allerdings die Versicherungsverträge betreut und blockiert aus trotz eingehende Anrufe und ist nicht zu Gesprächen bereit. Auch wenn wir so eine Situation niemanden wünschen, können im Vereinsleben Meinungsverschiedenheiten zu genau solchen Situationen führen. Sind allerdings alle wichtigen Dokumente oder Verträge, online in einer Vereinssoftware gespeichert, können auch alle anderen Führungsorgane darauf zugreifen und es entsteht kein Problem.
Egal ob eine Weihnachtsfeier, Wettkämpfe oder Vorstandssitzungen, jeder Verein hat Veranstaltungen bzw. Termine die eine vernünftige Planung erfordern. Hat beispielsweise ein Fußballverein mehrere Mannschaften, egal ob im Herrenbereich oder Jugendbereich, kann es schnell passieren das sich Termine überschneiden und der Sportplatz schon belegt ist. Um dies richtig zu koordinieren ist ein Kalender erforderlich. Natürlich gibt es viele Kalender die hierfür geeignet wären, deswegen sollte die Vereinssoftware einen Kalender integriert haben, der folgende Funktionen beinhaltet:
Um die Vereinsmitglieder schnell zu erreichen, sind E-Mail Verteiler von Vorteil. Gibt es eine Satzungsänderung, Beitragserhöhung oder sonstige Neuigkeiten Rund ums Vereinswesen, ist der einfachste und oft der schnellste Weg eine E-Mail. Eine Verteilerliste ist schnell erstellt, allerdings oft pflegeintensiv. Sobald es mehrere Listen gibt, verliert man schnell den Überblick. Eine einfache und übersichtliche An/Abwahlfunktion vereinfacht die Arbeit und sollte in jeder Vereinssoftware enthalten sein.
Es gibt viele Wege zur Vereinskommunikation, egal ob über Kontaktformulare, Mitgliedsanträge, Newsletter oder Social-Media-Kanäle, es gibt Programme die alle Aktivitäten auf eine einzige Oberfläche im Verwaltungsprogramm reduzieren, was eine Kommunikation vereinfacht.
Eine Suchfunktion sollte in jeder guten Vereinssoftware enthalten sein, denn sie ist nicht nur praktisch sondern beschleunigt auch das arbeiten. Hierfür sollte die Funktionalität gegeben und ein Zugriff auf die gesamte Datenbank vorhanden sein.
Sind alle Punkte in der Software für Vereine vereint, vereinfacht es die tägliche Arbeit und schafft somit mehr Zeit für das wesentliche. Eine Vereinssoftware ist oft mit Kosten verbunden, allerdings nicht immer, denn bis zu einer bestimmten Mitgliederzahl gibt es oft Gratisversionen.
für ein vielfältiges Vereinsleben
Bei einer zielführenden Finanzierung für Vereine & Verbände stellen sich viele Fragen. Wir haben Antworten!
mehr erfahren »
für mehr Zeit für die wichtigen Dinge
Die Vereinsarbeit ist in den letzten Jahren komplexer geworden. Wir begleiten Sie im Prozess der Digitalisierung.
Umfassender Versicherungsschutz
Wir informieren Sie darüber, welche Versicherungen Sie wirklich benötigen.
