Die Rechte und Pflichten des Vereinsvorstandes sind in § 26 BGB geregelt. Der Vereinsvorstand ist demnach für die repräsentative und strategische Planung des Vereins sowie in Fragen der Haftung verantwortlich.
Für die Rechtsfähigkeit des e.V. sind zwei Organe gesetzlich vorgeschrieben, eines davon ist der Vereinsvorstand. Die Wahl des Vorstandes, seine Zusammensetzung sowie die Aufgaben seiner Vertreter erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Die Wahl des Vereinsvorstandes erfolgt, sofern diese Aufgabe nicht satzungsrechtlich dem Aufsichtsrat zugewiesen wird, durch die Bestellung in der Mitgliederversammlung. Das ist jedoch nicht die einzige Form einen Vereinsvorstand zusammenzustellen:
Zusätzlich können Funktionsträger automatisch, auch außerhalb des Vereins, in den Vorstand bestellt werden. Dies können z.B. Kindergartenleiter bei entsprechenden Fördervereinen sein oder der örtliche Pfarrer bei einem Diakonieverein. Die Abwahl oder Absetzung dieser Art von Vorstandsmitgliedern muss in der Satzung geregelt werden, da man sie nicht einfach „entlassen“ kann.
Bestimmten Mitglieder oder außenstehende Organisationen, wie einem Dachverband, kann es erlaubt sein, Vorstandsmitglieder zur Entlastung zu ernennen oder zu entsenden.
Bei kooperierenden Vereinen oder Verbänden kann der Vorstand sogar identisch zu dem eines anderen Vereins sein.
Mit besonderer Satzungsregelung kann sogar die Möglichkeit einer Kooptation, also der Zuwahl von Vorstandsmitgliedern durch bestehende Vorstandsmitglieder geschaffen werden.
Die allgemeine Amtszeit von Vorstandsmitgliedern ist gesetzlich nicht geregelt, d.h. sie ist unbegrenzt, wenn sie nicht in der Satzung des Vereins niedergeschrieben ist. Dies dient jedoch nicht der sich ständig verändernden und zukunftsorientierten Vereinsarbeit. Es sollte also eine Zeitspanne, wie zum Beispiel drei Jahre, bestimmt werden.
Offiziell beginnt eine Amtszeit des Vereinsvorstandes, und somit auch die Haftung, mit der Annahme der Wahl, also dem Satz: „Ich nehme die Wahl an“ und endet entweder mit dem Ablauf der Amtszeit, dem Rücktritt, der Abberufung des Vorstands, dem Tod oder dem Wegfall der erforderlichen Qualifikation.
Allgemein setzt sich der Vereinsvorstand aus den Mitgliedern des vertretungsberechtigten Vorstandes gem. §26 BGB zusammen. Ein erweiterter (Gesamt-) Vorstand für Vereine ist für das Ehrenamt im Vereinsrecht nicht geregelt und somit optional. Abgesehen davon hat dieser die gleichen Aufgaben und Rechte wie der vertretungsberechtigte Vorstand.
Ähnlich wie bei Unternehmen und dem dazugehörigen Handelsregister müssen die Mitglieder des Vorstandes und ihre Vertreter gem. § 64 BGB ins Vereinsregister eingetragen werden. Die Größe des Vereinsvorstands wird in der Vereinssatzung geregelt, sie kann aus einer Person oder mehreren Personen bestehen (z. B. dem ersten Vorsitzenden und dem zweiten Vorsitzenden).
In der Satzung muss nur eine Mindestanzahl des Vorstands festgelegt werden. Der vertretungsberechtigte Vorstand eines Vereins sollte aber aus mindestens zwei Personen bestehen, um stets handlungsfähig zu sein, wenn ein Vorstandsmitglied verhindert sein sollte oder das Amt nicht besetzt ist. Hinzu kommt, dass sich die Mitglieder gegenseitig kontrollieren können. Sollte die Mindestanzahl unterschritten werden, muss der Verein einen Antrag auf einen Notvorstand stellen, bis in der nächsten Mitgliederversammlung ein neuer gewählt werden kann.
Die Mindestanzahl der Vorstandsmitglieder für Vereine sollte daher möglichst gering sein, damit keine Schwierigkeiten entstehen, falls eine oder mehrere Posten nicht besetzt sein sollten. Eine Variante wäre z. B. „Der Vereinsvorstand besteht aus mindestens zwei und höchstens fünf Personen“. Auch die Maximalanzahl sollte nicht zu groß sein, da es oft schwer ist alle Ämter im Vorstand zu besetzen oder Regelungen gesamtheitlich zu beschließen.
Neben beruflichen und fachlichen Eigenschaften sollte ein Vorstandsmitglied auch persönliche Qualifikationen mitbringen, wie zum Beispiel Zuverlässigkeit, Eigenverantwortlichkeit und Führungs- oder Organisationserfahrung. Welche Personen in den Vereinsvorstand gewählt oder benannt werden und den Posten übernehmen dürfen, liegt jedoch ganz im Ermessen des Vereins. Hier eine kleine Checkliste zu den nötigen Anforderungen für Vorsitzende:
Die Hauptaufgabe des Vereinsvorstandes ist die vereinsinterne Geschäftsführung, sofern dies keinem anderen Organ, wie zum Beispiel einem satzungsrechtlich bestimmten Geschäftsführer, zugewiesen ist. Er bestimmt die Verwirklichung des Vereinszwecks, welcher in der Satzung festgelegt ist und durch die Beschlüsse in der Mitgliederversammlung verstärkt wird. Zudem liegt ein rechtlich stimmiges Vereinsleben in seiner Verantwortung.
Dies beinhaltet die allgemeine Frage der strategischen Ausrichtung im Ehrenamt, die Verwaltung des Vereinsvermögens, die Mitgliederverwaltung, aber auch die Umsetzung von konkreten Vorhaben, Veranstaltungen und Festen. Besonders wichtig ist hier die Verantwortung zur Einhaltung der steuerlichen Pflichten des Vereins.
Die Rechtsbeziehung des Vorstandes und des Vereins kann der eines Auftragnehmers und Auftraggebers gleichgesetzt werden. Daraus folgt, dass der Vereinsvorstand gegenüber dem Verein weisungsgebunden ist und der Posten eine Auskunfts- und Rechenschaftspflicht mit sich bringt.
Zur Beschlussfassung im Vorstand ist regelmäßig eine Vorstandssitzung abzuhalten. Hier gelten hinsichtlich Einberufung und Beschlussfähigkeit die gleichen Regelungen wie für die Mitgliederversammlung im Verein.
Die zweite wichtige Aufgabe ist die Position eines gesetzlichen Vertreters. Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich sowie außergerichtlich gegenüber Dritten nach außen und gegenüber Mitgliedern nach innen. Der Vorsitzende ist somit in allen Bereichen die „Stimme“ des Vereins.
Eine Ergänzung des regulären Passus durch eine zusätzliche Regelung, die es dem Vorstandsmitglied erlaubt bis zur nächsten Vorstandswahl im Amt zu bleiben, ist empfehlenswert. Sollte sich die Vorstandswahl unerwartet verspäten, bleibt der Verein trotz allem bis zur nächsten Wahl handlungsfähig und kann ungehindert seinen Aufgaben nachgehen.
Grundsätzlich gilt bei der Abgabe von Erklärungen gegenüber Dritten das Mehrheitsprinzip, d.h. dass mehr als die Hälfte der Vorsitzenden mitwirken und zustimmen müssen. Da dies im Vereinsleben aber nicht praktikabel und in der Realität nur schwer umzusetzen ist, sollten zusätzliche Bestimmungen in der Satzung getroffen werden.
Wenn der Vereinsvorstand aus mehr als einem Vorsitzenden besteht, sollten eindeutige Regelungen festgehalten werden. Die Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis kann sich auf bestimmte Träger im Amt oder einzelne Vorstandsmitglieder beziehen.
Typische Formulierungen im Vereinsrecht sind:
Bestimmungen in Bezug auf Verhinderungen, wie beispielsweise im Krankheitsfall, dürfen nicht festgehalten werden, da sie im Register nicht eintragungsfähig und daher unzulässig sind. In jedem Fall sind alle Fragen und Vertretungsregelungen für den Vereinsvorstand klar, verständlich und eindeutig ins Vereinsregister einzutragen, um alle Verhältnisse wirksam erledigen zu können.
Diese Frage ist im Gegensatz zur Aktivvertretung eindeutig geklärt und kann auch nicht durch die Satzung geändert werden. Die Abgabe einer Erklärung gegenüber einem einzigen Vorstandsmitglied genügt, auch wenn die Aktivvertretung nur durch mehrere Mitglieder möglich ist. Gleiches gilt für die Kenntnis bestimmter Tatsachen: Die Kenntnis von einem Vorstandsmitglied entspricht der Kenntnis des Vereins. Hier ist es unwesentlich, ob das Vorstandsmitglied konkret dafür zuständig ist oder kurz danach ausscheidet.
Die Vertretungsmacht des Vereinsvorstandes ist grundsätzlich unbeschränkt. Er darf sich natürlich nicht über Beschlüsse der Mitgliederversammlung oder den Vorgaben des Vereinsrechts hinwegsetzen. In der Vereinssatzung kann die Haftung des Vorstands eingeschränkt werden; auch gegenüber Dritten. Dies ist jedoch erneut detailliert ins Vereinsregister einzutragen. Bestimmte Geschäfte können zum Beispiel nur unter Zustimmung anderer Gremien erledigt werden.
Auch eine Beschränkung auf bestimmte Beträge kann festgelegt werden. Da solche „kleinen“ Regelungen jedoch das Handeln des Vereins erschweren können und es unnötig umständlich bzw. unersichtlich nach außen machen, sollte abgewägt werden, ob Änderungen sinnvoll sind. Es ist jedoch absolut unumgänglich alle Bestimmungen, auch unter Berücksichtigung von Begrenzungen, eindeutig zu formulieren und in das Vereinsregister einzutragen.
Die sogenannten „besonderen Vertreter“ sind keine Vorstandsmitglieder. Diese Personen können nach der Satzung für bestimmte Aufgaben berufen werden. Der Vereinsvorstand kann ihnen zur Entlastung Vollmachten für gewisse Bereiche erteilen. Der Bevollmächtigte wird dadurch nicht zum Vorstandsmitglied, auch wenn er eine Generalvollmacht besitzen sollte.
Der Begriff des Geschäftsführers ist gesetzlich nicht geregelt, sodass dieser durch die Satzung des Vereins bestellt werden. Sollte er benannt werden, müssen sämtliche Befugnisse und Funktionen selbst geklärt und in der Satzung festgehalten werden. Es ist sogar möglich, ihm eine Einzelvertretungsmacht zu gewähren.
für ein vielfältiges Vereinsleben
Bei einer zielführenden Finanzierung für Vereine & Verbände stellen sich viele Fragen. Wir haben Antworten!
mehr erfahren »
für mehr Zeit für die wichtigen Dinge
Die Vereinsarbeit ist in den letzten Jahren komplexer geworden. Wir begleiten Sie im Prozess der Digitalisierung.
Umfassender Versicherungsschutz
Wir informieren Sie darüber, welche Versicherungen Sie wirklich benötigen.
