Wenn die Amtszeit des Vereinsvorstandes abgelaufen ist oder dieser sein Amt niederlegt, kommt es zu einer Vorstandsänderung. Diese wird durch Neuwahlen indiziert, bei denen sich nicht nur Vereinsmitglieder aufstellen lassen dürfen. Weiterhin erfolgt eine Vorstandsänderung in zwei Schritten.
Welche Schritte das sind, worauf Sie bei der Vorstandsänderung achten müssen und wann Sie diese beim Amtsgericht eintragen lassen, erfahren Sie hier.
Der Vereinsvorstand vertritt den Verein nach außen und wird von der Mitgliederversammlung gewählt. Es gibt keine gesetzlichen Bestimmungen, die die Dauer des Vorstandsamtes festlegen. Daher steht dem Verein frei, in seiner Satzung eine beliebige Amtszeit festzulegen.
Änderungen im Vorstand haben verschiedene Ursachen.
Die häufigste ist das reguläre Auslaufen der Amtszeit bei zeitlich befristeten Vorstandsämtern.
Andere Gründe für einen Vorstandswechsel sind Abberufungen: Vorstandsmitglieder können jederzeit von der Mitgliederversammlung abberufen, also aus ihrem Amt enthoben werden.
Außerdem kann ein Vorstand sein Amt jederzeit niederlegen. Tut er dies, so kann er seine Entscheidung nicht mehr widerrufen. Weitere Gründe sind der Austritt eines Vorstandsmitgliedes aus dem Verein oder sein Tod.
Änderungen im Vorstand führen unabhängig von der Art des Ausscheidens zu einer Neuwahl des betroffenen Vorstandsamtes. Wenn die Satzung nichts Anderes festlegt, können neben Vereinsmitgliedern auch Nicht-Mitglieder oder Minderjährige in den Vorstand gewählt werden. Bei Minderjährigen ist jedoch die Zustimmung der Eltern erforderlich. Ehemalige Vorstände dürfen beliebig oft wiedergewählt werden, sofern die Satzung dies nicht einschränkt.
Die Beschlüsse über Neuwahlen sollten in jedem Fall rechtzeitig gefasst werden, damit der Verein handlungsfähig bleibt.
Die Wiederwahl eines Vorstandmitglieds sowie die Neubesetzung nicht vertretungsberechtigter Positionen (z. B. Kassenprüfer) müssen nicht beim Registergericht gemeldet werden. Ändern sich die Personalien wie z. B. der Familienname, der Wohnsitz oder der akademische Grad, reicht ein formloses, nicht-beglaubigtes Schreiben durch das betroffene Vorstandsmitglied an das Registergericht aus. Beizufügen sind Dokumente, die die Änderung belegen (z. B. Meldebescheinigung, Ausweis oder Urkunde).
Für die Anmeldung kann das Musterdokument „Anmeldung der Vorstandsänderung“ verwendet werden.
Der Vorstand ist grundsätzlich zur Wahlleitung berufen. Sofern der aktuelle Vorstand auf die Wahlleitung verzichtet, muss er oder die Mitgliederversammlung einen Wahlleiter oder, bei größeren Vereinen, einen Wahlausschuss bestellen, der für die Organisation der Neuwahl zuständig ist. Der Wahlleiter/Wahlausschuss muss die Wahl vorbereiten, durchführen und das Wahlergebnis feststellen.
Der Wahlleiter/Wahlausschuss muss überprüfen, welche Personen laut Satzung wählen dürfen und welche Personen gewählt werden dürfen. Sofern die Satzung nichts Anderes festlegt, dürfen alle Mitglieder Kandidaten für die Wahl vorschlagen, auch sich selbst.
Im Anschluss erstellt der Wahlleiter/Wahlausschuss ein Wählerverzeichnis (Namen und Adressen der Vereinsmitglieder). Hierbei muss darauf geachtet werden, dass neue Mitglieder hinzugefügt bzw. ausgeschiedene Mitglieder entfernt werden. Auch der aktuelle Vorstand muss im Wählerverzeichnis aufgeführt sein.
Die Wahleinladung erfolgt über die ordnungsgemäße Einladung zur Mitgliederversammlung. Ordnungsgemäß heißt, dass die Bestimmungen der Satzung bezüglich Form und Frist der Einladung eingehalten werden. Enthält die Satzung einen konkreten Zeitpunkt für die Wahleinladung, ist dieser unbedingt einzuhalten. Wichtig ist, dass der Tagesordnungspunkt der Vorstandswahl explizit auf der Einladung angegeben ist und dass alle Mitglieder die Möglichkeit haben, die Wahleinladung zur Kenntnis zu nehmen.
Wenn eine schriftliche bzw. geheime Wahl stattfindet, müssen Stimmzettel erstellt werden. Je nach Wahlverfahren, welches sich aus der Vereinssatzung ergibt, unterscheiden sich die Inhalte des Stimmzettels. Die Reihenfolge der Kandidaten auf dem Stimmzettel kann entweder zufällig oder alphabetisch erfolgen. Wichtig ist, dass alle Kandidaten gleichermaßen dargestellt werden.
Die Satzung legt fest, welches Wahlverfahren (Persönlichkeitswahl oder Listenwahl) verwendet wird und welche Formen der Stimmabgabe (schriftlich, mündlich und/oder elektronisch) möglich sind.
Bei den meisten Vereinen ist das Verfahren der Persönlichkeitswahl üblich. Hierbei werden die einzelnen Vorstands-Kandidaten mit relativer Mehrheit durch die Vereinsmitglieder gewählt. Es wird also immer nur über eine Person abgestimmt und wer die absolute Mehrheit der abgegeben Stimmten (mehr als 50 %) erhält, ist gewählt.
Normalerweise erfolgt die Wahl in einer offeneren Abstimmung. Es ist aber auch eine geheime Wahl möglich. Ungültige Stimmen oder Stimmenthaltungen werden nicht berücksichtigt; sie gelten wie ein Nicht-Erscheinen des Mitglieds.
Nach der Wahl müssen die Stimmen ausgezählt und das Ergebnis der Wahl verkündet werden. Erreicht keiner der Kandidaten im ersten Wahlgang die erforderliche Mehrheit, kommt es zu einer Stichwahl zwischen den führenden Kandidaten.
Der Wahlleiter/Wahlausschuss muss die Wahl protokollieren und auf Anfrage den Vereinsmitgliedern zur Verfügung stellen. Das Protokoll muss die Art und das Verfahren der Abstimmung, die gewählten Personen, das Wahlergebnis und die Annahme der Wahl durch die Gewählten enthalten. Es muss vom Protokollführer und vom Wahlleiter unterschrieben werden und ist für die Eintragung der Vorstandsänderung beim Registergericht zwingend notwendig.
Nach der Wahl müssen die neuen Vorstände im Vereinsregister eingetragen werden. Der Antrag dazu, die sogenannte „Anmeldung der Änderung“, muss in notariell beglaubigter Form vom neu bestellten Vorstand in der vertretungsberechtigten Zahl beim Registergericht erfolgen.
So kann zum Beispiel ein einzelvertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied die Anmeldung allein unterzeichnen. Sind zwei oder mehrere Vorstandsmitglieder vertretungsberechtigt, müssen auch diese die Anmeldung unterzeichnen.
Neben der Anmeldung der Vorstandsänderung muss eine Kopie des Wahlprotokolls eingereicht werden und gegebenenfalls Dokumente, die das Ausscheiden eines vorherigen Vorstands erklären (z.B. Beschlussprotokoll über Ausschluss eines Vorstandsmitglieds, Niederlegungserklärung eines Vorstandsmitgliedes oder Sterbeurkunde).
Nachdem die Anmeldung eingereicht wurde, prüft das Registergericht, ob alle Formalitäten eingehalten wurden. Gibt es Bedenken, werden diese dem Verein mitgeteilt. Bestehen keine Bedenken oder wurden diese innerhalb der gesetzten Frist beseitigt, wird die Vorstandsänderung eingetragen. Der Verein erhält darüber eine Eintragungsnachricht.
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